ASSISTANT ADMINISTRATIF F/H
Cadre général
Les Éclaireuses Éclaireurs de France (EEDF), l’association laïque du scoutisme français, fondée en 1911, reconnue d’utilité publique, agréé par le ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, contribuent à construire un monde meilleur en formant des citoyen·nes engagé·es, conscient·es des problèmes de leur société et attaché·es à les résoudre.
L’action de l’association se déploie autour de 5 valeurs : la démocratie, la laïcité, l’écocitoyenneté, la solidarité et la coéducation et s’appuie sur les outils et pratiques du scoutisme pour accompagner les enfants, les jeunes et les adultes à « construire un monde meilleur ».
Rêver, apprendre, agir sont les clés d’une action éducative, attentive, utile, et résolument laïque qui est proposée par 188 structures locales et animées par plus de 3000 bénévoles pour près de 15 000 adhérent·es. Cet engagement est soutenu par près de 80 salarié·es, une trentaine de volontaires et des administrateur·rices bénévoles engagé·es et mobilisé·es.
Nos actions incluent également l’adaptation de notre offre pédagogique et de nos activités pour les personnes en situation de handicap, garantissant un accès aux loisirs pour tous. Le service vacances de Caen joue un rôle clé dans cet engagement en organisant des vacances adaptées, visant l’épanouissement social et culturel des enfants, adolescent·es et adultes en situation de handicap mental. En 2024, ce service prévoit 37 séjours, accueillant 850 vacancier·ières, avec la participation de 37 responsables de séjours et 350 animateur·rices.
Principales missions
Sous l’encadrement de la directrice du Service Vacances, l’assistant·e administratif·ve travaille en collaboration avec les autres fonctions administratives et pédagogiques du service vacances. Il·Elle contribue à garantir une continuité et une qualité de suivi de la relation aux adhérent·es au sein du Service Vacances.
Il·Elle est chargé·e du suivi administratif des dossiers des vacancier·ères de A à Z. Il·Elle est également chargé·e de recevoir, d’informer et d’orienter les familles, établissements et client·es ainsi que les prestataires extérieurs.
Il·Elle assure les tâches administratives, contribue à assurer le suivi des inscriptions et la mise en place d’outils de gestion et de suivi adhérent·es dans le cadre de sa fonction et du planning établi avec la Direction.
L’ assistant·e administratif·ve prendra en charge les missions suivantes :
- Gestion de l’accueil et du secrétariat classique
- Assurer l’accueil téléphonique et physique relatifs aux projets du service ;
- Assurer le traitement et la transmission des courriers postaux et électroniques ;
- Renseigner et orienter les interlocuteur·rices en fonction de Ieurs attentes et besoins ;
- Assurer le secrétariat des Animateur·rices Développement et de la directrice du service au besoin (agenda, prise de rendez-vous, réponse aux courriers).
- Assistanat administratif des inscriptions
- Assurer le conseil et le suivi administratif des inscriptions aux différents projets en validant les adéquations qualitatives ;
- Assurer la complétude des dossiers d’inscription ainsi que la facturation (multi payeurs) ;
- Assurer le suivi administratif des activités : déclarations d’accueils collectifs de mineur·es ou adultes, déclarations d’incidents graves de séjours, mise à jour et mise en forme des documents, suivi des préparations et envoi des documents aux directeurs de projets (classeurs, guides aux directeur·rices, etc.) ;
- Assure le suivi administratif et la gestion d’appels d’offres dans le cadre de marchés publics ;
- Assurer la facturation et le suivi des relances des inscriptions et factures diverses (dont FMR, SAV et diverses prises en charges financières dont la CAF, l’ANCV, … et les marchés publics) ;
- Assurer la transmission des informations « Vacanciers » auprès des directeur·rices de séjours (présence au Top Départ) ;
- Elaborer et mettre en forme des documents et en assure la diffusion (calendriers, courriers, top départ, CROBS, etc.) ;
- Assurer la communication auprès des partenaires et le traitement sur SAV (AR, évaluation, préparation des réponses, ou réponses si peu grave) ;
- Assurer les transmissions des adhésions à chaque fin de période ;
- Assurer la mise à jour et le suivi des fichiers Familles et prescripteurs médico-sociaux ;
- Assurer le suivi et l’analyse des enquêtes satisfactions (qualitatif et quantitatif) ;
- Assurer les données statistiques.
Profil recherché et compétences attendues
Diplômé·e en secrétariat/assistanat de type commercial (Bac à Bac +2) avec une première expérience réussie. Une expérience d’accueil de public en situation de handicap mental la connaissance du secteur médico-social ou du tourisme social serait un atout.
- Connaissance des techniques de base du secrétariat ;
- Maîtrise indispensable du pack Office (Office 365, Excel avancées…) et de l’ERP SAGE Gestion commercial ;
- Vous êtes autonome et polyvalent·e, doté·e d’une capacité d’anticipation, d’adaptation et de réactivité ;
- Rigoureuxse, méthodique et organisé·e ;
- Vous êtes diplomate, vous possédez d’excellentes qualités relationnelles, vous avez une grande capacité d’écoute ;
- Vous êtes dotée d’un fort esprit d’équipe ;
- Vous êtes en capacité d’identifier les problèmes et de formuler des recommandations.
À compétences égales, travailleur·ses en situation de handicap et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi sont les bienvenu·es !
Les Eclaireuses Eclaireurs de France s’engagent en faveur de la diversité, de l’égalité professionnelle, et de l’emploi des travailleur·ses handicapé·es ».
Informations complémentaires
- Poste à pourvoir : à partir d’Octobre 2024
- Poste basé à : Colombelles (Calvados/14)
- Type de poste : CDI (Temps plein)
- Rémunération : À partir de 25 k€ annuel (hors prime de reconstitution de carrière)
- Classification : Groupe D – Indice 305 (CCN ECLAT, N° IDCC : 1518)
- Télétravail possible (jusqu’à 2 jours par semaine)
- Déplacements régionaux et nationaux (métropole) possibles, mais seulement à titre exceptionnel.
Candidature à adresser (Lettre de motivation + CV), par mail à : recrutement@eedf.fr
Publié le 22/08/2024
