SECRETAIRE F/H
Cadre général
Les Éclaireuses Éclaireurs de France (EEDF), l’association laïque du scoutisme français, fondée en 1911, reconnue d’utilité publique, agréé par le ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, contribuent à construire un monde meilleur en formant des citoyen·nes engagé·es, conscient·es des problèmes de leur société et attaché·es à les résoudre.
L’action de l’association se déploie autour de 5 valeurs : la démocratie, la laïcité, l’écocitoyenneté, la solidarité et la coéducation et s’appuie sur les outils et pratiques du scoutisme pour accompagner les enfants, les jeunes et les adultes à « construire un monde meilleur ».
Les adhérent·es des EEDF agissent en faveur d’un monde durable et défendent un accès aux loisirs pour tous·tes en adaptant sa proposition pédagogique à destination d’un public en situation de handicap.
Rêver, apprendre, agir sont les clés d’une action éducative, attentive, utile, et résolument laïque qui est proposée par 188 structures locales et animées par plus de 3000 bénévoles pour près de 15 000 adhérent·es. Cet engagement est soutenu par près de 80 salarié·es, une trentaine de volontaires et des administrateur·rices bénévoles engagé·es et mobilisé·es.
Le service vacances de Chalon-sur-Saone contribue à la réussite de cet engagement en organisant notamment des vacances adaptées dans une dynamique d’épanouissement social et culturel pour les enfants, les adolescents et les adultes en situation de handicap.
Nous recherchons, un·e secrétaire afin de soutenir la fonction administrative, dans le cadre du remplacement d’une salariée en congé parental. Il·elle est également chargé·e de recevoir, d’informer et d’orienter les familles, les établissements, les clients ainsi que les prestataires extérieurs.
Rattaché·e au directeur du service vacances, la secrétaire travaille en collaboration avec les autres fonctions administratives et pédagogiques du service vacances.
Principales missions
Au sein d’une équipe polyvalente, il·elle assure l’accueil, le secrétariat, la gestion et le suivi administratif du dossier des vacanciers, le suivi RH des salariés saisonniers (contrats et déclaration). Il·elle contribue à la saisie comptable.
1 . Accueil et information du public
- Réaliser l’accueil physique du public ;
- Réceptionner les appels et les courriels, renseigner les interlocuteurs ou transférer les messages vers le pôle adéquat ;
2 . Gestion administrative des inscriptions
- Réaliser le secrétariat courant : frappe, courrier, mise à jour des tableaux de bord, classement, archivage, gestion fournitures ;
- Effectuer le suivi financier et le montage des dossiers administratifs des vacanciers dans son intégralité ;
- Diffuser des informations commerciales à destination des différents publics ;
- Préparer les dossiers pour les séjours et convoyages : listings et présences ;
- Gestion des envois de fin de séjour : envoi d’enquête, recueils des réponses aux enquêtes satisfactions…
- Gestion du retour linge : préparation et envoi des colis, tableau de suivi.
3. Gestion administrative des contrats saisonniers CEE (Contrat d’engagement Educatif)
- Suivi des recrutements ;
- Utilisation de l’outil numérique pour générer les contrats de travail ;
- Saisie des informations dans le logiciel de paie.
4. Saisie comptable
- Saisie et rapprochement des pièces comptables fournisseurs et notes de frais professionnelles
Profil et compétences attendues
Diplôme en secrétariat/assistant commercial souhaité
- Connaissance des techniques de base du secrétariat incontournable pour ce poste ;
- Maîtrise indispensable des logiciels du Pack Office ;
- Vous êtes doté·e d’une capacité d’anticipation et d’adaptation :
- Rigoureux·se, méthodique, et organisé·e ;
- Vous êtes diplomate, vous possédez d’excellentes qualités relationnelles, vous avez une grande capacité d’écoute :
- Vous êtes doté·e d’un fort esprit d’équipe :
- La connaissance du logiciel SAGE serait un plus.
Informations complémentaires :
- Poste à pourvoir : 2 février 2023
- Type de contrat : CDD remplacement de congé parental
- Déplacements régionaux et nationaux (métropole) à prévoir
- Possibilité de télétravail (jusqu’à 2 jours par semaine)
- Candidature à adresser au plus tôt (Lettre de motivation + CV), de préférence par mail à : recrutement@eedf.fr
Publié le 25/01/2023
