ASSISTANT ADMINISTRATIF F/H
Cadre général
L’association des Éclaireuses Éclaireurs de France (EEDF ou les Éclé·es) est une association laïque intégrée dans le mouvement du scoutisme français. Fondée en 1911 et agréée par le ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, l’association s’engage à construire un monde meilleur en formant des citoyen·nes conscient·es des enjeux sociétaux et prêt·es à y répondre.
L’action de l’association repose sur cinq valeurs fondamentales (la démocratie, la laïcité, l’écocitoyenneté, la solidarité et la coéducation) et s’appuie sur les outils et pratiques du scoutisme pour accompagner les enfants, les jeunes et les adultes à « construire un monde meilleur ».
Les adhérent·es des EEDF œuvrent pour un monde durable et militent pour un accès aux loisirs pour tou·tes, en adaptant leur offre pédagogique aux personnes en situation de handicap.
Pour concrétiser cet engagement, nos Services Vacances Adaptées de Caen et d’Orléans organisent des séjours de vacances destinés aux enfants, adolescent·es et adultes en situation de handicap mental.
À travers cette initiative, l’association cherche à promouvoir l’autonomie et l’épanouissement personnel des participant·es, en leur offrant un environnement propice à leur développement, ainsi qu’un cadre de vie enrichissant.
Rêver, apprendre, agir sont les clés d’une action éducative, attentive, utile, et résolument laïque, proposée par 188 structures locales animées par plus de 3000 bénévoles pour près de 15 000 adhérent·es. Cet engagement est soutenu par près de 80 salarié·es, une trentaine de volontaires et des administrateurs·rices bénévoles engagé·es et mobilisé·es.
L’association s’investit également de manière proactive dans la lutte contre les violences, en mettant particulièrement l’accent sur les violences sexistes et sexuelles, ce qui témoigne de son engagement fort envers cette cause.
Pour continuer à valoriser nos projets, nous recherchons dès à présent un·e Assistant·e Administratif·ve pour notre service vacances de Caen dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée.
Principales missions
Sous la supervision de la directrice du Service Vacances et en collaboration avec les autres fonctions administratives et pédagogiques du service, l’assistant·e administratif·ve contribuera à garantir la continuité et la qualité du suivi de la relation avec les adhérent·es. Il·Elle sera responsable du suivi administratif des dossiers des vacanciers·ères, de A à Z.
De plus, l’assistant·e administratif·ve sera également en charge de recevoir, d’informer et d’orienter les familles, les établissements, les client·es ainsi que les prestataires extérieurs, afin de garantir une communication fluide et efficace.
Dans ce cadre, il·elle accomplira diverses tâches administratives, contribuera au suivi des inscriptions et à la mise en place d’outils de gestion et de suivi des adhérent·es, dans le cadre de sa fonction et le planning établi avec la Direction.
L’assistant·e administratif·ve prendra en charge les missions suivantes :
1. Gestion de l’accueil et du secrétariat classique
- Assurer l’accueil téléphonique et physique relatifs aux projets du service ;
- Assurer le traitement et la transmission des courriers postaux et électroniques ;
- Renseigner et orienter les interlocuteur·rices en fonction de leurs attentes et besoins ;
- Assurer le secrétariat des Animateur·rices Développement et de la directrice du service au besoin (agenda, prise de rendez-vous, réponse aux courriers).
2. Assistanat administratif des inscriptions
- Assurer le conseil et le suivi administratif des inscriptions aux différents projets en validant les adéquations qualitatives ;
- Assurer la complétude des dossiers d’inscription ainsi que la facturation (multi payeurs) ;
- Assurer le suivi administratif des activités : déclarations d’accueils collectifs de mineurs ou adultes, déclarations d’incidents graves de séjours, mise à jour et mise en forme des documents, suivi des préparations et envoi des documents aux directeurs de projets (classeurs, guides aux directeur·rices, etc.).
- Assure le suivi administratif et la gestion d’appels d’offres dans le cadre de marchés publics ;
- Assurer la facturation et le suivi des relances des inscriptions et factures diverses (dont FMR, SAV et diverses prises en charges financières dont la CAF, l’ANCV, et les marchés publics) ;
- Assurer la transmission des informations « Vacanciers » auprès des directeur·rices de séjours (présence au Top Départ) ;
- Élaborer et mettre en forme des documents et en assurer la diffusion (calendriers, courriers, top départ, CROBS, etc.) ;
- Assurer la communication auprès des partenaires et le traitement sur SAV (AR, évaluation, préparation des réponses, ou réponses si peu grave) ;
- Assurer les transmissions des adhésions à chaque fin de période ;
- Assurer la mise à jour et le suivi des fichiers Familles et prescripteurs médico-sociaux ;
- Assurer le suivi et l’analyse des enquêtes satisfactions (qualitatif et quantitatif) ;
- Assurer les données statistiques.
Profil recherché
Les Eclaireuses Eclaireurs de France s’engagent en faveur de la diversité, de l’égalité professionnelle et de l’emploi des travailleur·ses handicapé·es ». À compétences égales, travailleur·ses en situation de handicap et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi sont les bienvenu·es !
Idéalement diplômé·e en secrétariat ou assistanat (Bac à Bac +2), vous disposez d’une première expérience réussie. Une expérience en accueil du public, notamment en situation de handicap mental, ainsi que dans le secteur médico-social ou le tourisme social, serait un véritable atout.
Compétences attendues
- Connaissance des techniques de base du secrétariat ;
- Bonne maîtrise des logiciels du Pack Office (Office 365, Excel avancées) et de l’ERP SAGE Gestion Commercial ;
- Capacités relationnelles et sens de la négociation ;
- Autonomie et polyvalence ;
- Capacité d’anticipation, d’adaptation et de réactivité ;
- Rigoureux·se, méthodique et organisé·e ;
- Créativité et force de proposition.
Informations complémentaires
- Date de prise de poste : dès que possible
- Lieu de travail : Colombelles (Calvados/14)
- Type de contrat : CDI (Temps plein)
- Rémunération : À partir de 25 k€ annuels (hors prime de reconstitution de carrière)
- Classification : Groupe D – Indice 305 (CCN ECLAT, N° IDCC : 1518), statut Agent de maîtrise
- Déplacements : Des déplacements régionaux et nationaux (métropole) sont à prévoir, mais seulement à titre exceptionnelle.
Candidature à adresser (Lettre de motivation + CV), par mail à : recrutement@eedf.fr
Publié le 06/12/2024
